Databeskyttelseserklæring for aktionærer

RGA er en koncern, der opererer globalt med primært fokus på livs- og sundhedsrelaterede genforsikringsløsninger, såsom livsgenforsikring, persongenforsikring, gruppegenforsikring og sundhedsgenforsikring.

Vores hovedkvarter ligger i St. Louis, Missouri, USA. 

RGA International Reinsurance Company, beliggende i Dublin, Irland, er vores repræsentant i Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (”EØS”). 

Andre RGA-koncernenheder driver virksomhed og leverer produkter og tjenester over hele verden. En liste over visse RGA-enheder er tilgængelig på https://www.rgare.com/global-presence/global-presence-landing

Reinsurance Group of America, Incorporated er den dataansvarlige for de personoplysninger, som vi indsamler og behandler. Andre RGA-enheder kan også være dataansvarlige med hensyn til dine personoplysninger, afhængigt af deres deltagelse i aktionærrelaterede anliggender.

Denne databeskyttelseserklæring er beregnet til at overholde relevante love i lande, hvor RGA-enheder driver virksomhed. 

RGA håndterer personoplysninger i overensstemmelse med flere lokale databeskyttelseslove på det sted, hvor personoplysningerne indsamles og behandles. Hvis gældende love foreskriver et lavere beskyttelsesniveau for personoplysninger end det, der er fastsat i denne databeskyttelseserklæring, skal denne databeskyttelseserklæring have forrang. 

Personoplysninger betyder oplysninger eller en kombination af oplysninger, der med rimelighed kan gøre det muligt at identificere en enkeltperson.

Vi indhenter dine personoplysninger fra følgende kilder:

• Direkte fra dig
• Gennem vores bureau, børsmægler eller aktieordningsadministrator
• Fra vores registrator, Computershare

Vi behandler følgende typer af personoplysninger om dig:

• Personlige oplysninger: dit navn
• Kontaktoplysninger: din adresse, telefonnumre og e-mailadresse
• Aktionæroptegnelser: antal og detaljer om aktier, aktiekøb og -afhændelser, udbytterettigheder og -betalinger, samt dine stemmer
• Registrerede oplysninger: Din stemme og/eller dit billede optaget på aktionærmøder
• Korrespondanceoplysninger: dine forespørgsler, klager og anden kommunikation med dig
  

 Vi indsamler eller behandler ikke nogen særlige kategorier af personoplysninger (undertiden benævnt ”følsomme personoplysninger”) fra vores aktionærer. 

Vi bruger dine personoplysninger (med støtte fra vores registrator, Computershare) til at:

• administrere din aktiebeholdningsinteresse i RGA og holde vores aktionærregister ajourført,
• påvise og forhindre mistænkelige svig-relaterede aktiviteter,
• give dig mulighed for at udøve dine rettigheder som aktionær,
• foretage udbyttebetalinger,
• kontakte dig med aktionærrelaterede oplysninger, herunder vigtige oplysninger om udbytteudlodninger, aktionærbeslutninger, rapporter og møder, herunder nærmere oplysninger om vores årlige aktionærmøde,
• administrere og formidle aktionærmøder,
• svare på dine forespørgsler,
• tilvejebringe oplysninger for Computershare, vores registrator, så de kan administrere din aktiebeholdning på vores vegne, og
• opfylde vores indberetningsforpligtelser over for tilsynsmyndigheder, skattemyndigheder og retshåndhævende myndigheder.

Vi bruger ikke personoplysninger til profilering eller automatiske individuelle afgørelser til de formål, der er beskrevet i denne databeskyttelseserklæring.

Vi har forpligtet os til at behandle dine personoplysninger retfærdigt og lovligt og kun i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde de formål, der er beskrevet i denne databeskyttelseserklæring.

Vi skal have et retsgrundlag for at behandle dine personoplysninger. I de fleste tilfælde er vores evne til at indhente og behandle dine personoplysninger baseret på følgende retsgrundlag:

• Behandling er nødvendig for at opfylde vores kontrakt med dig som aktionær, nærmere bestemt, hvor vi administrerer dine aktionærrettigheder og udbetaler udbytte.
• Behandling er nødvendig for at overholde vores juridiske forpligtelser.
  
  

Afhængigt af relevante omstændigheder kan vi dele dine personoplysninger med følgende parter: 

• Computershare, vores registrator, 
• Andre RGA-koncernenheder, som nødvendigt for at drive vores virksomhed, 
• Advokater og andre professionelle servicevirksomheder der yder os juridisk støtte i forbindelse med vores tjenester, eventuelle retssager eller med henblik på forebyggelse og påvisning af svig, 
• Tjenesteudbydere, der hjælper med at drive vores it- og back office-systemer, og
• Vores tilsynsmyndigheder eller offentlige organer, der regulerer, hvordan vi driver virksomhed, hvor vi har en juridisk forpligtelse til at dele dine personoplysninger. 

I tillæg til ovenstående kan vi dele dine personoplysninger: 

• hvis videregivelse er påkrævet eller tilladt ved lov, eller der er en forpligtelse over for offentligheden til at dele eller videregive dine personoplysninger, f.eks. med henblik på at bekræfte aktiebeholdninger eller kontakte aktionærer om anliggender vedrørende RGA, deres aktiebeholdning eller en relateret udøvelse af rettigheder, 
• med eventuel tredjepart efter din anmodning herom eller med dit samtykke, 
• med eventuel enkeltperson eller virksomhed, som vi foreslår at overføre vores forpligtelser og rettigheder til i forbindelse med administrationen af vores aktieregister, og 
• med eventuel anden person, der har brug for adgang til eller modtagelse af dine personoplysninger i forbindelse med eller som følge af eventuel aftale, som vi måtte have med eller vedrørende dig, eller vores aftaler med dig. 

Du har visse rettigheder vedrørende dine personoplysninger, med forbehold for lokale love og omstændigheder vedrørende behandlingen af dine personoplysninger. 

Dine rettigheder omfatter retten til at:

• få indsigt i dine personoplysninger og oplysninger vedrørende behandlingen af dine personoplysninger,
• berigtige de personoplysninger, vi opbevarer om dig,
• slette dine personoplysninger,
• begrænse vores brug af dine personoplysninger,
• gøre indsigelse mod vores brug af dine personoplysninger,
• modtage dine personoplysninger i et brugbart elektronisk format og sende dem til en tredjepart (ret til dataportabilitet), og
• indgive en klage til din lokale databeskyttelsesmyndighed.

Du kan kontakte os direkte for at diskutere eller udøve dine rettigheder via vores onlineformular til udøvelse af rettigheder eller ved at bruge kontaktoplysningerne i afsnittet ”Kontakt os” nedenfor. 

Vi har forpligtet os til at samarbejde med dig for at opnå en rimelig løsning på enhver anmodning, klage eller bekymring om databeskyttelse, du måtte fremsætte. Hvis du mener, at vi ikke har været i stand til at hjælpe med din anmodning, klage eller bekymring, har du dog ret til at indgive en klage til din lokale tilsynsmyndighed (dvs. tilsynsmyndigheden i den retskreds, hvor du bor eller arbejder) eller tilsynsmyndigheden i den retskreds, hvor du mener, at en overtrædelse af databeskyttelseslovgivningen har fundet sted. Tilsynsmyndighedernes kontaktoplysninger er tilgængelige på følgende link: https://www.rgare.com/our-company/responsibility/policies-and-governance-center/policy-and-rights/supervisory-authorities-contacts 

Vi implementerer tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til risiciene for de personoplysninger, vi behandler. Disse foranstaltninger har til formål at sikre den lobende tilgængelighed, integritet og fortrolighed af personoplysninger. Vi evaluerer disse foranstaltninger regelmæssigt for at sikre sikkerheden af behandlingen.

Vi opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det med rimelighed er nødvendigt til de formål, der er forklaret i denne databeskyttelseserklæring. 

Nærmere bestemt, i overensstemmelse med vores tidsplan for dataopbevaring, opbevarer vi dine personoplysninger, mens du er aktionær i RGA. Hvis du ophører med at eje RGA-aktier, vil dine oplysninger blive opbevaret i en periode på 7 år efter den sidste opdatering af dine optegnelser i aktionærregistret, så længe det er nødvendigt for at løse eventuelle udestående anliggender vedrørende din aktiebeholdning eller for at opfylde juridiske, forskriftsmæssige skatte- eller regnskabskrav. Vi tilintetgør personoplysninger på sikker vis, når opbevaringsperioden er udløbet. 

Hvis du gerne vil vide mere om opbevaringen af dine personoplysninger, bedes du kontakte os ved hjælp af kontaktoplysningerne angivet i afsnittet ”Kontakt os” nedenfor.

Da vi opererer som en global virksomhed, kan dine personoplysninger blive overført til, opbevaret og behandlet af RGA-koncernenheder i andre lande, hvilket kan omfatte lande, der ikke anses for at sikre et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for personoplysninger i henhold til lovgivningen i EU eller din lokale lovgivning. Derfor har RGA vedtaget bindende virksomhedsregler (Binding Corporate Rules, ”BCR’er”) for at gøre det muligt for os at foretage internationale overførsler af dine personoplysninger inden for vores koncernselskaber i overensstemmelse med databeskyttelseslove i Storbritannien, Den Europæiske Union og andre relevante lande. Opsummeringer af vores bindende virksomhedsregler er tilgængelige på https://www.rgare.com/our-company/responsibility/policies-and-governance-center/policy-and-rights/binding-corporate-rules


Hvis vi har brug for at overføre dine personoplysninger til tjenesteudbydere eller andre parter uden for Storbritannien, EØS eller andre relevante lande, vil vi sørge for, at der er indført tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger med de pågældende parter. Vi indfører som regel kontraktlige forpligtelser i overensstemmelse med gældende lovkrav for at sikre, at dine personoplysninger beskyttes tilstrækkeligt. For flere oplysninger om de passende sikkerhedsforanstaltninger, bedes du kontakte os ved hjælp af kontaktoplysningerne angivet i afsnittet “Kontakt os” nedenfor.

Hvis du har spørgsmål eller bekymringer vedrørende denne databeskyttelseserklæring eller den måde, hvorpå dine personoplysninger er blevet brugt, bedes du sende os en e-mail på privacy@rgare.com eller ringe eller skrive til os. Du kan anmode om en kopi af denne databeskyttelseserklæring fra os ved hjælp af kontaktoplysningerne angivet i dette afsnit. 

For alle andre postadresser, se venligst rgare.com 

Hvis du ønsker at udøve en rettighed som registreret, kan du bruge vores online-anmodningsformular.

RGA’s databeskyttelsesrådgiver (Data Protection Officer, ”DPO”) for EMEA-regionen er Dean Scotson. 
Hvis du har eventuelle spørgsmål eller bekymringer til vores databeskyttelsesrådgiver vedrørende den måde, hvorpå dine personoplysninger er blevet brugt, bedes du kontakte ham via e-mail på dpo@rgare.com. 

Vi kan ændre eller opdatere denne databeskyttelseserklæring fra tid til anden. Hvis vi foretager en væsentlig ændring til denne databeskyttelseserklæring, vil vi offentliggøre en meddelelse om dette på vores websted, og vi kan bede vores registrator, Computershare, om at underrette dig på vores vegne.