Informacja o ochronie danych osobowych dla akcjonariuszy RGA

RGA to grupa spółek działających globalnie, koncentrująca się głównie na rozwiązaniach reasekuracyjnych związanych z życiem i zdrowiem, takich jak reasekuracja na życie, reasekuracja świadczeń na życie, reasekuracja grupowa i reasekuracja ubezpieczeń zdrowotnych.

Nasza siedziba znajduje się w St. Louis w stanie Missouri w Stanach Zjednoczonych. 

RGA International Reinsurance Company dac z siedzibą w Dublinie w Irlandii jest naszym przedstawicielem na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego („EOG”). 

Inne podmioty z grupy RGA działają i dostarczają produkty i usługi na całym świecie. Lista niektórych podmiotów RGA jest dostępna na stronie https://www.rgare.com/global-presence/global-presence-landing

Reinsurance Group of America, Incorporated jest administratorem danych osobowych, które gromadzi i przetwarza. Inne podmioty z grupy RGA mogą również być administratorami gromadzonych przez RGA danych osobowych, w zależności od ich zaangażowania w kwestie związane z akcjonariatem.

Niniejsza Polityka prywatnosci ma na celu zapewnienie zgodnosci z odpowiednimi przepisami prawa w krajach, w których podmioty RGA prowadza dzialalnosc. 

RGA przetwarza dane osobowe zgodnie z wieloma lokalnymi  przepisami prawa dotyczacymi prywatnosci, obowiazujacymi w miejscu, w którym dane osobowe sa gromadzone i przetwarzane. Jesli obowiazujace przepisy prawa przewiduja nizszy poziom ochrony danych osobowych niz ten ustanowiony w niniejszej Polityce prywatnosci, zastosowanie maja postanowienia niniejszego dokumentu o ochronie danych osobowych.

Dane osobowe to informacje lub połączone dane szczątkowe, które mogą umożliwić identyfikację osoby, której dotyczą.

Otrzymujemy  dane osobowe z następujących źródeł:

• Bezpośrednio od akcjonariusza;
• Poprzez pośrednika, brokera czy zarządzającego planem akcyjnym;
• Poprzez naszego agenta rejestrowego, Computershare.

Przetwarzamy nastepujace typy  danych osobowych:

• Dane osobowe:  imie i nazwisko
• Dane kontaktowe:  adres, numery telefonów i adres e-mail
• Dokumentacja dotyczaca akcjonariuszy: liczba posiadanych akcji i informacje szczególowe, nabyte i zbyte akcje, prawa do dywidendy i wyplaty dywidendy oraz przyslugujace prawo glosu
• Dane zarejestrowane: obraz lub dzwiek nagrany podczas zgromadzen akcjonariuszy
• Informacje dotyczace komunikacji:  pytania, skargi i pozostala korespondencja. 

Nie gromadzimy ani nie przetwarzamy żadnych szczególnych kategorii danych osobowych (określanych niekiedy jako „wrażliwe dane osobowe”) naszych akcjonariuszy. 

Korzystając z usług naszego agenta rejestrowego Computershare, wykorzystujemy dane osobowe akcjonariuszy w następujących celach 

• zarządzania akcjami w RGA i aktualizacji naszego rejestru akcjonariuszy;
• wykrywania podejrzanych działań związanych z oszustwami i zapobiegania im; 
• umożliwienia korzystania z przysługujących  praw akcjonariusza; 
• dokonywania wypłat dywidendy;
• kontaktowania się  w celu przekazania informacji dotyczących akcjonariuszy, w tym w związku z ważnymi informacjami dotyczącymi wypłaty dywidendy, uchwałami zgromadzenia akcjonariuszy, sprawozdaniami i zgromadzeniami, w tym szczegółowych informacjami dotyczącymi naszego corocznego walnego zgromadzenia akcjonariuszy; 
• organizacji i realizacji zgromadzeń akcjonariuszy;
  
• odpowiadania na  zapytania; 
• przekazywania informacji Computershare, naszemu agentowi rejestrowemu, w celu umożliwienia mu zarządzania akcjami w naszym imieniu;
• realizacji naszych zobowiązań sprawozdawczych wobec organów regulacyjnych, podatkowych i porządkowych.
  
  

Nie wykorzystujemy danych osobowych do profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji w celach określonych w niniejszej Informacji o ochronie prywatności.

Dbamy o to, aby przetwarzać dane osobowe w sposób uczciwy i zgodny z prawem oraz wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów określonych w niniejszej Informacji o ochronie prywatności.

Opieramy się na podstawach prawnych w celu przetwarzania  danych osobowych akcjonariuszy. W większości przypadków nasza zdolność do pozyskiwania i przetwarzania danych osobowych opiera się na następujących podstawach prawnych:

• Przetwarzanie jest konieczne w celu realizacji naszej umowy pomiędzy RGA a akcjonariuszem, w szczególności przy zarządzaniu prawami akcjonariusza i wypłacie dywidendy;
• Przetwarzanie jest niezbędne w celu spełnienia naszych obowiązków prawnych.

W zależności od okoliczności związanych z przetwarzaniem danych osobowych możemy udostępnić je następującym podmiotom: 

• Computershare, będącemu naszym agentem rejestrowym; 
• pozostałym podmiotom grupy RGA, gdy jest to konieczne w celu prowadzenia naszej działalności; 
  
• doradcom prawnym i firmom świadczącym usługi specjalistyczne świadczącym nam obsługę prawną w związku z naszymi usługami, ewentualnymi sporami sądowymi czy zapobieganiem oszustwom i ich wykrywaniem; 
• usługodawcom, którzy pomagają nam w zarządzaniu naszymi systemami informatycznymi i biurowymi; 
• oraz właściwym dla nas organom regulacyjnym czy organom rządowym, które regulują sposób prowadzenia przez nas działalności, w przypadku kiedy udostępnienie danych osobowych akcjonariuszy wymagane jest w celu realizacji zobowiązań prawnych.

Ponadto możemy udostępniać  dane osobowe akcjonariuszy: 

• jeśli ujawnienie ich jest wymagane przepisami prawa albo przez nie dozwolone, lub gdy istnieje publicznoprawny obowiązek udostępnienia, bądź ujawnienia  danych osobowych, np. w celu umożliwienia weryfikacji akcjonariuszy czy kontaktowania się z akcjonariuszami w sprawach związanych z RGA, jej akcjonariuszami czy realizacją podobnych praw; 
• dowolnym podmiotom zewnętrznym na żądanie akcjonariusza albo za jego zgodą; 
• osobom bądź spółkom, którym zaproponujemy przejęcie naszych zobowiązań i praw związanych z zarządzaniem naszym rejestrem akcjonariuszy; 
• oraz dowolnym osobom, którym dostęp do  danych osobowych akcjonariuszy albo ich uzyskanie jest niezbędne w związku z realizacją dowolnej procedowanej przez RGA umowy lub ustaleniami z akcjonariuszami bądź ich dotyczącymi. 

Każdemu akcjonariuszowi przysługują określone prawa dotyczące jego danych osobowych, z zastrzeżeniem przepisów lokalnego  prawa i okoliczności związanych z przetwarzaniem tych danych osobowych. 

Akcjonariusz ma prawo do:

• uzyskania dostępu do swoich danych osobowych i szczegółów dotyczących ich przetwarzania;
• sprostowania posiadanych przez RGA swoich danych osobowych;
• usunięcia swoich danych osobowych;
• ograniczenia wykorzystywania przez RGA swoich danych osobowych;
• sprzeciwienia się wykorzystywaniu przez RGA  swoich danych osobowych;
• uzyskania swoich danych osobowych w możliwym do wykorzystania formacie elektronicznym oraz przesłania ich stronie trzeciej (prawo do przeniesienia danych); 
• złożenia skargi do lokalnego organu ds. ochrony danych osobowych.

Aby omówić z nami przysługujące prawa albo skorzystać z nich, należy użyć internetowego formularza wniosku dotyczącego korzystania z praw albo skontaktować się z nami, korzystając z danych kontaktowych podanych poniżej, w części „Kontakt” . 

Zobowiązujemy się współpracować z każdym właścicielem danych osobowych w celu sprawiedliwego rozstrzygnięcia wszelkich żądań, skarg albo wątpliwości związanych z ochroną prywatności. Jeśli jednak nie będziemy  w stanie  udzielić pomocy w kwestii wniosków, skarg lub wątpliwości, każdy akcjonariusz ma  prawo przesłać skargę do miejscowego organu nadzorczego (tj. organu nadzorczego w jurysdykcji, w której zamieszkuje albo pracuje) bądź do organu nadzorczego w jurysdykcji, w której doszło do naruszenia przepisów prawa dotyczących ochrony prywatności danych. Dane kontaktowe organów nadzorczych są dostępne pod następującym adresem internetowym: https://www.rgare.com/our-company/responsibility/policies-and-governance-center/policy-and-rights/supervisory-authorities-contacts 

Stosujemy zabezpieczenia technologiczne i organizacyjne, które mają zapewnić stopień ochrony stosowny do zagrożeń dla przetwarzanych przez nas danych osobowych. Środki te mają na celu zapewnienie ciągłej dostępności, integralności i poufności danych osobowych. Regularnie oceniamy te środki, aby zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.

Będziemy przechowywać  dane osobowe wyłącznie dopóki będzie to w uzasadniony sposób konieczne do celów omówionych w niniejszej Informacji o ochronie danych osobowych. 

Uściślając, zgodnie z naszym harmonogramem przechowywania danych, przechowujemy dane osobowe przez czas pozostawania akcjonariuszem RGA. Od momentu zakończania pozostawania akcjonariuszem RGA wszelkie dane osobowe będą przechowywane przez okres 7 lat od ich ostatniej aktualizacji w rejestrze akcjonariuszy, lub tak długo jak będzie to konieczne do rozstrzygnięcia wszelkich nierozwiązanych spraw dotyczących akcji bądź do spełnienia wymogów prawnych, regulacyjnych czy rachunkowych. Po upływie tego okresu dane osobowe będą usunięte lub zniszczone w bezpieczny sposób. 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat przechowywania danych osobowych, skontaktuj się z nami, korzystając z danych kontaktowych podanych poniżej, w części „Kontakt”.

Prowadzimy dzialalnosc operacyjna na calym swiecie, dlatego dane osobowe moga byc przekazywane do podmiotów z grupy RGA, przez nie przechowywane i przetwarzanie w innych krajach, w których nie jest zapewniany odpowiedni poziom ochrony danych osobowych wedlug przepisów prawa Unii Europejskiej lub przepisów prawa lokalnego,  wlasciwego dla miejsca zamieszkania. W zwiazku z tym RGA przyjela Wiazace Reguly Korporacyjne (,WRK"), aby umozliwic nam przekazywanie danych osobowych akcjonariuszy na poziomie miedzynarodowym w ramach naszej grupy spólek, zgodnie z przepisami dotyczacymi ochrony danych obowiazujacymi w Wielkiej Brytanii, Unii Europejskiej i innych odnosnych krajach. Streszczenia naszych WRK sa dostepne pod adresem https://www.rgare.com/our-company/responsibility/policies-and-governance-center/policy-and-rights/binding-corporate-rules

W razie koniecznosci przekazania danych osobowych akcjonariuszy uslugodawcom lub innym podmiotom zlokalizowanym poza Wielka Brytania, EOG lub poza  innymi odnosnymi krajami upewnimy sie, ze podmioty stosuja odpowiednie zabezpieczenia. Wprowadzilismy odpowiednie zabezpieczenia (takie jak zobowiazania umowne), zgodnie z obowiazujacymi wymogami prawnymi, zeby miec pewnosc, ze dane osobowe sa odpowiednio chronione. Aby uzyskac wiecej informacji na temat wprowadzonych odpowiednich zabezpieczen, skontaktuj sie z nami, korzystajac z danych kontaktowych podanych ponizej, czesci ,Kontakt".

W przypadku dodatkowych pytan lub watpliwosci dotyczacych niniejszej  Informacji o ochronie danych osobowych  albo sposobu wykorzystywania danych osobowych, nalezy wyslac do nas wiadomosc e-mail na adres privacy@rgare.com,  zadzwonic, badz napisac do nas na jeden z ponizszych adresów. Kazdy akcjonariusz moze zazadac od nas kopii niniejszej Polityki prywatnosci, korzystajac z danych kontaktowych podanych w tej czesci. 

Wszystkie inne adresy pocztowe można znaleźć na stronie rgare.com

Jeżeli chcesz skorzystać z prawa osoby, której dane dotyczą, możesz skorzystać z naszego internetowego formularza wniosku.

Inspektorem ochrony danych („IOD”) RGA w regionie EMEA jest Dean Scotson. 
W przypadku pytań do naszego Inspektora ochrony danych lub wątpliwości dotyczących sposobu wykorzystywania Twoich danych osobowych wyślij wiadomość e-mail na adres dpo@rgare.com. 

Od czasu do czasu możemy aktualizować lub zmieniać treść niniejszej Informacji o ochronie danych osobowych. W przypadku wprowadzenia istotnych zmian w niniejszej Polityce prywatności opublikujemy stosowną informację na naszej stronie internetowej i możemy poprosić naszego agenta rejestrowego, Computershare, o powiadomienie Cię w naszym imieniu.