Avis relatif à la protection des renseignements personnels des actionnaires

RGA est un groupe d’entreprises qui exerce ses activités à l’échelle mondiale, principalement en ce qui concerne les solutions de réassurance au titre de la vie et de la santé, comme la réassurance vie, la réassurance en matière de prestations du vivant, la réassurance collective et la réassurance santé.

Notre siège social est situé à Saint-Louis, Missouri, États-Unis. 

RGA International Reinsurance Company dac située à Dublin, en Irlande, est notre représentant dans l’Espace économique européen (« EEE »). 

D’autres entités du groupe RGA opèrent et fournissent des produits et services dans le monde entier. Une liste de certaines entités RGA est disponible sur https://www.rgare.com/global-presence/global-presence-landing

D’autres entités du groupe RGA exercent leurs activités et fournissent des produits et des services partout dans le monde. Une liste de certaines entités de RGA est disponible à l’adresse https://www.rgare.com/global-presence/global-presence-landing

Reinsurance Group of America, Incorporated est le contrôleur responsable des renseignements personnels que nous recueillons et traitons. D’autres entités de RGA peuvent également être des contrôleurs de vos renseignements personnels en fonction de leur implication dans les activités relatives aux actionnaires.

Cet Avis sur la protection des renseignements personnels est conçu pour assurer la conformité aux lois pertinentes dans les pays où les entités de RGA exercent leurs activités. 

RGA traite les renseignements personnels conformément aux lois locales sur la protection de la vie privée sur le territoire où les renseignements personnels sont recueillis et traités. Si les lois applicables prévoient un niveau de protection des renseignements personnels inférieur à celui établi par le présent Avis sur la protection des renseignements personnels, celui-ci prévaudra. 

Les renseignements personnels sont des renseignements ou des combinaisons de renseignements qui permettraient raisonnablement à une personne d’être identifiée.

Nous obtenons vos renseignements personnels auprès des sources suivantes :

• Directement de vous
• Par l’entremise de notre agence, de notre courtier en valeurs mobilières ou de notre administrateur du régime d’actionnariat
• De notre registraire, Computershare
  

Nous traitons les types de renseignements personnels suivants à votre sujet :

• Renseignements personnels : votre nom
• Coordonnées professionnelles : adresse postale, numéros de téléphone et adresse courriel au travail
• Dossiers des actionnaires : nombre et détails des actions détenues, achats et cessions d’actions, droits et paiements de dividendes et vos votes
• Renseignements enregistrés : Votre voix et/ou votre image enregistrées lors des assemblées des actionnaires
• Renseignements des correspondances : vos demandes, plaintes et autres communications avec vous

Nous ne recueillons ni ne traitons aucune catégorie particulière de renseignements personnels (parfois appelés « renseignements personnels sensibles ») de nos actionnaires. 

Nous utilisons vos renseignements personnels (avec le soutien de notre registraire, Computershare) pour : 

• gérer votre participation dans RGA et tenir notre registre des actionnaires à jour;
• détecter et prévenir les activités suspectes liées à la fraude; 
• vous permettre d’exercer vos droits en tant qu’actionnaire; 
• effectuer des paiements de dividendes;
• vous contacter pour vous communiquer des informations relatives aux actionnaires, notamment des informations importantes sur les distributions de dividendes, les résolutions des actionnaires, les rapports et les réunions, y compris les détails de notre assemblée annuelle des actionnaires; 
• gérer et faciliter les réunions d’actionnaires;
• répondre à vos questions; 
• fournir des informations à Computershare, notre registraire, afin qu’il puisse gérer votre actionnariat en notre nom; et
• remplir nos obligations en matière d’établissement de rapports à l’intention des autorités de réglementation, des autorités fiscales et des autorités chargées de l’application de la loi.

Nous n’utilisons pas les renseignements personnels à des fins de profilage ou de prise de décision automatisée aux fins décrites dans le présent Avis sur la protection des renseignements personnels.

Nous nous engageons à traiter vos renseignements personnels de manière équitable et légale et uniquement dans la mesure nécessaire pour atteindre les objectifs décrits dans le présent Avis sur la protection des renseignements personnels.

Nous devons avoir un fondement juridique pour traiter vos renseignements personnels. Dans la plupart des cas, notre capacité à obtenir et à traiter vos renseignements personnels repose sur les fondements juridiques suivants :

• Le traitement est nécessaire pour remplir notre contrat avec vous en tant qu’actionnaire, en particulier, lorsque nous gérons vos droits d’actionnaire et payons des dividendes.
• Le traitement est nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales.

En fonction des circonstances, nous pouvons partager vos renseignements personnels avec les parties suivantes : 

• Computershare, notre registraire;
•  d’autres entités du groupe RGA, au besoin, pour exploiter notre entreprise; 
• les avocats et les sociétés de services professionnels qui nous fournissent une assistance juridique en rapport avec nos services, tout litige ou la prévention et la détection de la fraude; 
• les fournisseurs de services qui aident à exploiter nos systèmes informatiques et d’arrière-guichet; et
• nos régulateurs ou organismes gouvernementaux qui réglementent notre fonctionnement lorsque nous devons nous conformer à une obligation légale de partager vos renseignements personnels. 

En plus de ce qui précède, nous pouvons partager vos renseignements personnels : 

• si la loi exige ou autorise la divulgation, ou s’il existe un devoir envers le public de partager ou de divulguer vos renseignements personnels, par exemple dans le but de vérifier les participations ou de contacter les actionnaires sur des questions relatives à RGA, à leur participation ou à l’exercice des droits qui y sont liés; 
• avec tout tiers à votre demande ou avec votre consentement; 
• avec toute personne ou société à qui nous proposons de transférer nos obligations et droits en lien avec l’administration de notre registre d’actions; et 
• avec toute autre personne qui a besoin d’accéder à vos renseignements personnels ou de les recevoir dans le cadre ou à la suite de tout accord que nous pourrions avoir avec vous ou vous concernant, ou de nos arrangements avec vous. 

Vous avez certains droits concernant vos renseignements personnels, sous réserve des lois locales et des circonstances relatives au traitement de vos renseignements personnels. 

Vos droits comprennent le droit :

• d’accéder à vos renseignements personnels et aux détails relatifs au traitement de vos renseignements personnels;
• de rectifier les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• d’effacer vos renseignements personnels;
• de limiter notre utilisation de vos renseignements personnels;
• de vous opposer à notre utilisation de vos renseignements personnels;
• de recevoir vos renseignements personnels dans un format électronique exploitable et de les transmettre à une tierce partie (le droit à la portabilité des données);
• de déposer une plainte auprès de votre autorité locale de protection des données.

Vous pouvez communiquer directement avec nous pour discuter ou exercer vos droits par l’intermédiaire de notre formulaire de demande de droits en ligne, ou en utilisant les coordonnées fournies dans la section « Communiquez avec nous » ci-dessous. 

Nous nous engageons à collaborer avec vous pour obtenir une résolution équitable de toute demande, plainte ou préoccupation concernant la protection de la vie privée. Si, toutefois, vous croyez que nous n’avons pas été en mesure de répondre à votre demande, plainte ou préoccupation, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité de surveillance locale (c.-à-d., la supervision dans la juridiction où vous vivez ou travaillez) ou l’autorité de surveillance de la juridiction où vous croyez qu’une violation des lois sur la protection des données a eu lieu. Les coordonnées sont disponibles au lien suivant : https://www.rgare.com/our-company/responsibility/policies-and-governance-center/policy-and-rights/supervisory-authorities-contacts 

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour assurer un niveau de sécurité approprié aux risques pour les renseignements personnels que nous traitons. Ces mesures visent à assurer la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité continues des renseignements personnels. Nous évaluons régulièrement ces mesures pour assurer la sécurité du traitement.

Nous ne conserverons vos renseignements personnels que pendant la durée raisonnablement requise aux fins expliquées dans le présent Avis sur la protection des renseignements personnels. 

Plus précisément, conformément à notre calendrier de conservation des données, nous conservons vos renseignements personnels pendant que vous êtes actionnaire de RGA. Si vous cessez de détenir des actions de RGA, vos renseignements seront conservés pendant une période de sept ans après la dernière mise à jour de vos dossiers sur le registre des actionnaires, et aussi longtemps que nécessaire pour résoudre toute question en suspens liée à votre participation ou pour satisfaire aux exigences juridiques, réglementaires, fiscales ou comptables. Nous détruisons les renseignements personnels en toute sécurité lorsque leur période de conservation est expirée.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la conservation de vos renseignements personnels, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans la section « Communiquez avec nous » ci-dessous.

Puisque nous exerçons nos activités en tant qu’entreprise mondiale, vos renseignements personnels peuvent être transférés, stockés et traités par des entités de RGA dans d’autres pays, ce qui peut inclure des pays qui ne sont pas considérés comme assurant un niveau adéquat de protection des renseignements personnels en vertu de la loi de l’Union européenne ou de votre loi locale. Par conséquent, RGA a adopté des règles d’entreprise contraignantes (« BCR ») pour nous permettre d’effectuer des transferts internationaux de vos renseignements personnels au sein de notre groupe d’entreprises conformément aux lois sur la protection des données du Royaume-Uni, de l’Union européenne et d’autres pays pertinents. Des résumés de nos BCR sont disponibles à l’adresse https://www.rgare.com/our-company/responsibility/policies-and-governance-center/policy-and-rights/binding-corporate-rules

Si nous devons transférer vos renseignements personnels à des fournisseurs de services ou à d’autres parties situées à l’extérieur du Royaume-Uni, de l’EEE ou à d’autres pays pertinents, nous veillerons à ce que des mesures de protection adéquates soient en place avec ces parties. Nous mettons généralement en place des engagements contractuels conformément aux exigences juridiques applicables pour nous assurer que vos renseignements personnels sont adéquatement protégés. Pour plus d’informations sur les garanties appropriées mises en place, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans la section « Communiquez avec nous » ci-dessous.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cet Avis sur la protection des renseignements personnels ou la façon dont vos renseignements personnels ont été utilisés, veuillez nous envoyer un courriel à privacy@rgare.com, nous appeler ou nous écrire. Vous pouvez nous demander une copie de cet Avis sur la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées des personnes-ressources indiquées dans cette section. 

Pour toutes les autres adresses postales, veuillez consulter rgare.com 

Si vous souhaitez exercer le droit d’une personne concernée, vous pouvez utiliser notre formulaire de contact en ligne.

Le Responsable de la protection des données de RGA pour la région EMEA est Dean Scotson. Si vous avez des questions ou des préoccupations à adresser à notre Responsable de la protection des données concernant la façon dont vos données personnelles ont été utilisées, veuillez communiquer avec lui par courriel à l’adresse suivante : dpo@rgare.com.

Il se peut que nous modifiions cet Avis sur la protection des renseignements personnels à l’occasion. Si nous apportons une modification importante au présent Avis sur la protection des renseignements personnels, nous publierons un avis à ce sujet sur notre site Web et nous pourrons demander à notre agent d’enregistrement, Computershare, de vous en informer en notre nom.