Privacyverklaring voor aandeelhouders

RGA bestaat uit een groep bedrijven die wereldwijd actief zijn en zich voornamelijk richten op levens- en gezondheidsgerelateerde herverzekeringsoplossingen, zoals herverzekering van overlijdensrisicoverzekeringen, herverzekering van levensverzekeringen bij leven, groepsherverzekering en herverzekering van zorgverzekeringen.

Ons hoofdkantoor is gevestigd in St. Louis, Missouri, Verenigde Staten van Amerika. 

RGA International Reinsurance Company dac gevestigd in Dublin, Ierland, is onze vertegenwoordiger in de Europese Economische Ruimte (“EER”). 

Andere entiteiten van de RGA-groep zijn actief, en bieden producten en diensten aan, over de hele wereld. Een lijst van bepaalde RGA-entiteiten is beschikbaar op https://www.rgare.com/global-presence/global-presence-landing.

Reinsurance Group of America, Incorporated is de verwerkingsverantwoordelijkes voor de persoonsgegevens die we verzamelen en verwerken. Andere entiteiten van RGA kunnen ook verwerkingsverantwoordelijke zijn met betrekking tot uw persoonsgegevens, afhankelijk van hun betrokkenheid bij aandeelhoudersgerelateerde zaken.

Deze Privacyverklaring is opgesteld om te voldoen aan relevante wetten in landen waar entiteiten van RGA actief zijn. 

RGA behandelt persoonsgegevens in overeenstemming met meerdere lokale privacywetten op de plaats waar de persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt. Als de toepasselijke wetgeving een lager niveau van bescherming van persoonsgegevens biedt dan is vastgesteld in deze Privacyverklaring, dan heeft deze Privacyverklaring voorrang. 

Persoonsgegevens staat voor informatie of combinaties van stukjes informatie die een persoon redelijkerwijs kunnen identificeren.

We verkrijgen uw persoonsgegevens uit de volgende bronnen:

• Rechtstreeks van u
• Via ons agentschap, effectenmakelaar of beheerder van aandelenplannen
• Van onze registrator, Computershare

Wij verwerken de volgende soorten persoonsgegevens van u:

• Persoonlijke gegevens: uw naam
• Contactinformatie: uw adres, telefoonnummers en e-mailadres
• Aandeelhoudersgegevens: aantal en details van gehouden aandelen, aankopen en verkopen van aandelen, dividendrechten en betalingen, en uw stemmen
• Opgenomen informatie: uw stem en/of beeld opgenomen tijdens aandeelhoudersvergaderingen
• Correspondentie-informatie: uw vragen, klachten en andere communicatie met u
  

We verzamelen of verwerken geen bijzondere persoonsgegevens (soms aangeduid als “gevoelige persoonsgegevens”) van onze aandeelhouders. 

Wij gebruiken uw persoonsgegevens (met de ondersteuning van onze registrator, Computershare): 

• om uw aandelenbelang in RGA te beheren en ons aandeelhoudersregister up-to-date te houden;
• om verdachte fraude gerelateerde activiteiten op te sporen en te voorkomen;
• om u in staat te stellen uw rechten als aandeelhouder uit te oefenen;
• om dividendbetalingen te verrichten;
• om contact met u op te nemen over aandeelhoudersgerelateerde informatie, waaronder belangrijke informatie over dividenduitkeringen, aandeelhoudersresoluties, rapporten en vergaderingen, waaronder details over onze jaarlijkse aandeelhoudersvergadering;
• om aandeelhoudersvergaderingen te beheren en te faciliteren;
• om te reageren op uw vragen;
• om informatie te verstrekken aan Computershare, onze registrator, zodat deze uw aandelenbezit namens ons kan beheren, en
• om te voldoen aan onze rapportageverplichtingen naar toezichthouders, belastingfunctionarissen en wetshandhavingsinstanties.
  

We maken geen gebruik van persoonsgegevens voor profilering of geautomatiseerde besluitvorming voor de doeleinden die in deze Privacyverklaring worden beschreven.

We zetten ons in om uw Persoonsgegevens eerlijk en rechtmatig te verwerken, en alleen voor zover die noodzakelijk zijn voor de doelen  die in deze Privacyverklaring worden beschreven.

We moeten een rechtsgrond hebben om uw persoonsgegevens te verwerken. In de meeste gevallen is dat gebaseerd op de volgende rechtsgronden:

• Verwerking is noodzakelijk om ons contract met u als aandeelhouder na te komen, in het bijzonder wanneer we uw aandeelhoudersrechten beheren en dividenden uitkeren.
• Verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

Afhankelijk van de relevante situatie , kunnen we uw persoonsgegevens met de volgende partijen delen: 

• Computershare, onze registrator;
• andere entiteiten van de RGA-groep, indien dat nodig is om onze activiteiten uit te kunnen voeren;
• advocaten en professionele dienstverlenende bedrijven die ons juridische ondersteuning bieden met betrekking tot, onze diensten, bij geschillen, of bij preventie en opsporing van fraude;
• dienstverleners die helpen bij het bedienen van onze IT- en backoffice-systemen; en
• onze toezichthouders of overheidsinstanties die reguleren hoe we werken en waarbij we moeten voldoen aan de wettelijke verplichting om uw persoonsgegevens te delen. 

In aanvulling op het bovenstaande kunnen we uw persoonsgegevens delen: 

• als de wet vereist of toestaat dat de gegevens openbaar worden gemaakt, of als er een plicht is  om uw persoonsgegevens te delen of openbaar te maken, bijv. bij het verifiëren van het aandelenbezit, of bij het contact opnemen met aandeelhouders over zaken die betrekking hebben op RGA, hun aandelenbezit of een daaraan gerelateerde uitoefening van rechten;
• met een derde partij op uw verzoek of met uw toestemming;
• met een persoon of bedrijf die wij voorstellen om onze verplichtingen en rechten over te dragen aangaande de administratie van ons aandelenregister; en
• met een andere persoon die toegang tot of ontvangst van uw persoonsgegevens vereist, in verband met of als gevolg van een overeenkomst die we mogelijk hebben met u, of met betrekking tot u, of in één van onze regelingen met u.
  

U heeft bepaalde rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Deze zijn afhankelijk van de omstandigheden en de lokale wetgeving omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens. 

Uw heeft onder andere het recht om:

• toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens en details met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens;
• de persoonsgegevens te rectificeren die we over u hebben;
• uw persoonsgegevens te verwijderen;
• ons gebruik van uw persoonsgegevens te beperken;
• bezwaar te maken tegen ons gebruik van uw persoonsgegevens;
• uw persoonsgegevens te ontvangen in een bruikbare elektronische opmaak en deze over te dragen aan een derde partij (recht op overdraagbaarheid gegevens); en
• een klacht in te dienen bij uw plaatselijke autoriteit gegevensbescherming.
  

U kunt rechtstreeks contact met ons opnemen om uw rechten te bespreken of om van uw rechten gebruik te maken via ons online formulier voor het aanvragen van rechten, of via de contactgegevens in het gedeelte “Contact opnemen” hieronder. 

We doen er alles aan om samen met u tot een goede  oplossing te komen voor elk verzoek, klacht of zorg over de privacy die u zou kunnen hebben. Als u echter van mening bent dat we niet hebben kunnen helpen met uw verzoek, klacht of zorg, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit (d.w.z. de toezichthoudende autoriteit in het rechtsgebied waar u woont of werkt) of de toezichthoudende autoriteit van het rechtsgebied waar u denkt dat er een schending van de wetgeving inzake gegevensbescherming heeft plaatsgevonden. Contactgegevens van toezichthoudende autoriteiten zijn beschikbaar via de volgende link: https://www.rgare.com/our-company/responsibility/policies-and-governance-center/policy-and-rights/supervisory-authorities-contacts 

We hebben technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om een beveiligingsniveau te garanderen dat geschikt is voor de risico’s bij het verwerken van persoonsgegevens door ons. Deze maatregelen zijn gericht op het waarborgen van de voortdurende beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van Persoonsgegevens. We evalueren deze maatregelen regelmatig om de veiligheid van de verwerking te waarborgen.

We bewaren uw persoonsgegevens slechts zolang als redelijkerwijs nodig is voor de doeleinden die in deze Privacyverklaring worden uiteengezet. 

Meer specifiek, in overeenstemming met ons gegevensbewaarschema, bewaren we uw persoonsgegevens zolang u aandeelhouder van RGA bent. Als u niet langer aandelen van RGA bezit, wordt uw informatie gedurende een periode van 7 jaar na de laatste update van uw gegevens in het aandeelhoudersregister bewaard, zolang als nodig is om openstaande zaken met betrekking tot uw aandelenbezit op te lossen of om te voldoen aan wettelijke-, regelgevende, fiscale of boekhoudkundige vereisten. We vernietigen persoonsgegevens op een veilige manier wanneer de bewaartermijn is verstreken. 

Neem contact met ons op via de contactgegevens in het gedeelte “Contact opnemen” hieronder als u meer wilt weten over het bewaren van uw Persoonsgegevens.

Omdat we als een wereldwijd bedrijf opereren, kunnen uw persoonsgegevens worden overgedragen, opgeslagen en verwerkt worden door entiteiten van de RGA-groep in andere landen, waaronder landen die niet worden beschouwd als landen die een adequaat niveau van bescherming van persoonsgegevens waarborgen onder de wetgeving van de Europese Unie of uw lokale wetgeving. Daarom heeft RGA Bindende bedrijfsregels (“BCR’s”) aangenomen om ons in staat te stellen internationale overdrachten van uw Persoonsgegevens uit te voeren binnen onze groep van bedrijven in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming van het Verenigd Koninkrijk, de Europese Unie en andere relevante landen. Samenvattingen van onze BCR’s zijn beschikbaar op https://www.rgare.com/our-company/responsibility/policies-and-governance-center/policy-and-rights/binding-corporate-rules

Als we uw persoonsgegevens moeten overdragen aan dienstverleners of andere partijen die zich buiten het Verenigd Koninkrijk, de EER of andere relevante landen bevinden, zullen we ervoor zorgen dat er voldoende waarborgen zijn voor die partijen. Doorgaans stellen we contractuele verplichtingen in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke vereisten vast om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens adequaat worden beschermd. Neem voor meer informatie over de juiste veiligheidsmaatregelen contact met ons op via de contactgegevens in het gedeelte “Contact opnemen” hieronder.

Als u vragen of zorgen heeft over deze Privacyverklaring of de manier waarop uw persoonsgegevens zijn gebruikt, stuur ons dan een e-mail via privacy@rgare.com of bel of schrijf ons. U kunt een exemplaar van deze Privacyverklaring bij ons aanvragen via de contactgegevens in dit gedeelte. 

Voor alle andere postadressen, zie rgare.com 

Als u als betrokkene een recht wilt uitoefenen, kunt u ons online aanvraagformulier gebruiken.

De Functionaris Gegevensbescherming (“FG”) van RGA voor de EMEA-regio is Dean Scotson. 

Mocht u vragen of bezorgdheden hebben voor onze FG met betrekking tot de manier waarop uw persoonsgegevens zijn gebruikt, neem dan contact met hem op via e-mail op dpo@rgare.com. 

We kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen of bijwerken. Als we een belangrijke wijziging aanbrengen in deze Privacyverklaring, zullen we hierover een kennisgeving plaatsen op onze website en kunnen we en kunnen we onze registrator, Computershare, vragen om u namens ons op de hoogte te brengen.